مديرية المرور - وزارة الداخلية.

بالشراكة مع Global Carrier، قمنا ببناء نظام رقمي لإدارة سير العمل لصالح مديرية المرور التابعة لوزارة الداخلية العراقية. كانت المهمة واضحة لكنها بالغة الأهمية: إزالة الورق من العمليات الداخلية واستبداله بعملية آمنة وقابلة للتدقيق ورقمية بالكامل.

الطريقة القديمة

كل مستند داخلي "طلبات، وتقارير، وموافقات، ومراسلات بين الأقسام" كان يُكتب على الورق، ويوقّع يدوياً، وينتقل يدوياً من الموظف إلى المدير ثم إلى القسم. كانت العملية بطيئة وعرضة للأخطاء ومستحيلة التتبع. كان المستند قد يبقى على مكتب ما لأيام من دون أي رؤية لمكانه أو من يحمله.

الطريقة الجديدة

تُحوّل المنصة دورة حياة المستند بأكملها إلى نظام رقمي:

• إنشاء المستندات: ينشئ الموظفون مستندات رقمية منظمة من قوالب محددة مسبقاً مباشرة داخل النظام
• التوقيع الرقمي: يوقّع المدراء والموظفون المخوّلون على المستندات رقمياً، بصلاحية قانونية وتدقيقية كاملة
• توجيه ديناميكي لسير العمل: كل نوع مستند يتبع سلسلة موافقات قابلة للتهيئة؛ ويقوم النظام تلقائياً بتوجيهه إلى الشخص التالي في سير العمل بمجرد اكتمال الخطوة السابقة
• سجل تدقيق كامل: يُسجَّل كل إجراء على كل مستند، من أنشأه، ومن اطّلع عليه، ومن وقّعه، ومتى

العمليات بين الأقسام

لا يتوقف النظام عند قسم واحد. المستندات التي تحتاج إلى الانتقال بين المديريات والأقسام تنتقل فوراً، من دون تسليم مادي ومن دون أي تأخير. لكل قسم مساحة عمل خاصة به بصلاحيات قائمة على الأدوار، بحيث لا يرى الموظفون سوى ما يخص موقعهم الوظيفي.

الأثر

ما كان يستغرق سابقاً أياماً من التنقل المادي أصبح يكتمل الآن خلال ساعات. أصبح لدى المدراء رؤية لحظية لكل مستند معلّق في قائمتهم. ويمكن لرؤساء الأقسام تتبع حالة سير العمل عبر فريقهم بأكمله من دون سؤال أي أحد.